Todo ocurre en este ordenador: las facturas no se envían a ningún sitio y no hace falta internet. El programa lee las facturas con reglas, sin inteligencia artificial, así que cada factura se comprueba: si la fecha, el número o los importes no están claros (y en los gastos, el nombre del agricultor o del proveedor), pasa a «Por revisar». Si el PDF es una imagen, se lee con un lector de imágenes incluido en el programa, que es más lento (unos segundos por factura). En las facturas de venta se leen también los productos, sus formatos y las cajas: se suman en el apartado 2, en «Cajas vendidas».
Leyendo facturas
Por revisar
Al leer tus facturas de venta en PDF (en «Ingresos»), el programa apunta también cada producto, su formato («Caja 6 kilos») y cuántas cajas lleva. Aquí se suman. Las complementarias no son cajas: son kilos sueltos de su fruta (1 kg cada una si la factura no dice otra cosa) y suman en los kilos. Las facturas que ya tenías apuntadas no tienen sus cajas: vuelve a subir sus PDF en «Ingresos» y se leen solo las cajas (no se repite nada).
| Producto | Formato | Cajas | Kilos |
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Líneas sin formato ni kilos (no suman kilos)
| Producto | Unidades |
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Por comprobar
En estas facturas alguna cantidad o algún formato no se leyó con seguridad. Cuentan ya con lo leído; corrígelo si hace falta y pulsa «Está bien».
Ver factura por factura
| Fecha | Factura | Producto | Formato | Cuántas | Kilos |
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Correo para enviar las facturas
Desde la versión de Claude no se pueden enviar correos: descarga el PDF y mándalo tú. En el programa de Windows sí se puede.
En el asunto y el texto puedes poner {numero}, {fecha}, {nombre}, {total} y {empresa}: se cambian por los de cada factura.
| Descripción | Cantidad | Unidad | Precio (€) | Importe (€) |
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Nuevo cliente
| Nombre | Es | DNI / NIF | Población | Teléfono | Correo |
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Nuevo agricultor
| Nombre | DNI / NIF | Población | Teléfono | Correo |
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| Fecha | Nº | Agricultor | Neto | Total a pagar | Correo |
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La tabla muestra solo ese mes. «Descargar Excel» y «Copiar tabla» llevan toda la tabla; el Excel de un mes está en «Mes a mes».
El orden es solo para verla: «Descargar Excel» y «Copiar tabla» van por fecha.
Motivos más frecuentes
Por qué las facturas han ido a «Por revisar» o no se han podido leer.
Últimas correcciones
Lo que leyó el programa y lo que pusiste tú al revisar.
El nombre de un agricultor o proveedor que corriges se recuerda: la próxima vez sale bien solo. Y cada proveedor recuerda su concepto.
Por pagar
| Vence | Factura | A quién | Importe | Estado |
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Por cobrar
| Vence | Factura | Importe | Estado |
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Al añadir una factura nueva
El plazo se cuenta desde la fecha de la factura. Solo vale para las que añadas desde ahora: las que ya estaban se dan por pagadas. En cada tabla, pulsa el estado de una factura para cambiarlo. Para Hacienda el programa sigue contando cada factura por su fecha, la hayas pagado o no.
| Producto | Formato | Cantidad | Kg | Precio (€) | Importe (€) | Lote (sale del stock) |
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| Fecha | Tipo | Nº | Cliente | Total | Estado |
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Formatos de caja
Los formatos en que vendes: caja de 2 kg, de 3, de 6… Lo suelto siempre se vende por kilo y no hace falta apuntarlo.
| Formato | Kilos |
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Productos
Tu fruta, con el precio por kilo si quieres que se ponga solo al elegirla en un documento (en una caja, el precio por kilo × los kilos de la caja). También puedes escribir el producto a mano.
| Producto | Precio por kg |
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Numeración
La serie se pone delante del número: «P-{AAAA}-» da P-2026-0001, P-2026-0002… ({AAAA} es el año del documento). Los abonos se apuntan en Ingresos con ese número y en negativo (si corrigen una factura de promoción, restan del gasto en «Otros gastos»); las facturas de promoción se apuntan como gasto en «Otros gastos».
Los totales de cada mes salen de las tres tablas, por la fecha de cada factura. Cuando termines un mes, pulsa «Guardar» en su fila; al acabar el trimestre, «Guardar» en la fila del trimestre, que apunta también lo que sale en los modelos 130 y 111. Si después cambia alguna factura de un mes ya guardado, aquí te avisa.
| Periodo | Ventas (base) | Agricultores | Otros gastos | Ingresos − gastos | Estado |
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Plazos de este trimestre
Si el último día cae en sábado o domingo, aquí ya está pasado al lunes. Un festivo también lo mueve: compruébalo en el calendario de la Agencia Tributaria.
Modelo 130 · pago fraccionado del IRPF
Si compras la fruta a otros y la revendes, es comercio: «Otra actividad». La agrícola o ganadera es solo para lo que cultivas o crías tú.
Modelo 111 · retenciones que habéis practicado
Las retenciones del 2 % a los agricultores salen solas de «Gastos», y las de los cachés de influencers (y otros profesionales con retención apuntados en «Otros gastos») de «Otros gastos». Las facturas de profesionales con retención apuntadas en «Otros gastos» (leídas del PDF o con su casilla «Retención IRPF») también salen solas. Escribe aquí solo las nóminas y lo que no esté en el programa (lo que ya sale solo contaría dos veces).
Cada retención va al 111 del trimestre en que pagas la factura (márcala como pagada en «Pagos pendientes», con su fecha), no al de la fecha de la factura.
Cómo pagar
- Domiciliación bancaria. Al presentar el modelo en la Sede electrónica eliges «domiciliación» y pones tu IBAN. El banco lo carga el último día del plazo. Solo se puede hasta la fecha de domiciliación que ves en los plazos.
- Cargo en cuenta o NRC. Hasta el último día del plazo. Pagas en el momento al presentar en la Sede (cargo en tu cuenta), o pides antes a tu banco (banca online u oficina) un NRC, que es el justificante del pago, y lo escribes al presentar.
- Aplazar o fraccionar. Solo para el 130: se presenta con «reconocimiento de deuda» y se pide el aplazamiento. Las retenciones del 111, en general, no se pueden aplazar.
- Si sale cero o negativo. El 130 se presenta igualmente, sin pagar.
Para presentar hace falta certificado digital, Cl@ve o DNI electrónico. Este enlace sí usa internet; el resto del programa, no.
Es un cálculo orientativo con los datos de este programa. Revísalo con tu gestor antes de presentar.
Qué comprar al agricultor
| Fruta | En stock | Vendido sin fruta | Saldo | Facturas |
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Por fruta y variedad
| Fruta | Variedad | Entradas | Ventas | Mermas | Ajustes | Existencias |
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Lotes con existencias
| Lote | Entró | Días | Fruta | Variedad | Origen | Kg al entrar | Existencias |
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Nuevo lote
Un lote es una entrada de fruta de un mismo origen y día: lo que cosechas tú o lo que te llega de un agricultor. Las compras que haces con «Crear factura» se apuntan aquí solas.
| Lote | Entró | Fruta | Variedad | Origen | Campaña | Kg al entrar | Existencias |
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Lo que sale del stock. Las ventas con albarán se apuntan solas (eligiendo el lote en cada línea del albarán); aquí apuntas las demás ventas, la fruta que se tira o se regala, y los ajustes cuando cuentas y no sale lo mismo.
| Fecha | Qué | Lote | Fruta | Kilos | Cliente o motivo | Documento |
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De dónde viene y adónde ha ido un lote
Qué lotes ha recibido un cliente
| Fecha | Lote | Fruta | Variedad | Origen | Kilos | Albarán |
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Campañas
Pon las fechas de tus campañas (por ejemplo «2026/27», del 1 de octubre al 30 de junio): cada lote nuevo entra en la campaña que corresponde a su fecha. Si no hay ninguna que valga, su campaña es el año.
| Campaña | Fechas | Lotes | Entradas | Ventas | Mermas | Existencias |
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Variedades
| Fruta | Variedad | Lotes | Entradas | Existencias |
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Numeración de los lotes
La serie se pone delante del número: «L-{AAAA}-» da L-2026-0001, L-2026-0002… ({AAAA} es el año de la entrada).
Nuevo material
| Material | Tipo | Existencias | Mínimo | Estado | Coste medio | Valor |
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Entradas: lo que compras. Salidas: lo que gastas aparte del embalaje de los albaranes (que sale solo). Ajuste: cuando cuentas y no sale lo mismo.
| Fecha | Qué | Material | Cantidad | Importe | Detalle |
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Qué lleva cada caja
Para cada formato de caja, el material que gasta una caja (la propia caja, etiquetas, cinta…). Al crear un albarán, ese material sale solo del almacén y se calcula lo que cuesta el embalaje del pedido. «Por cada pedido» es lo que se gasta una vez en cada albarán, vaya lo que vaya (una hoja, un precinto…). Los formatos son los de «Presupuestos, albaranes y abonos» → «Productos y formatos de caja».
Coste del embalaje de cada pedido
| Fecha | Albarán | Cliente | Cajas | Coste del embalaje | Por caja |
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El coste usa el precio medio del material cuando se creó el albarán. Los albaranes de antes de poner el embalaje, o sin material, salen con «—».
Los materiales que han llegado a su mínimo (o están por debajo). El mínimo se pone en cada material.
| Material | Tipo | Existencias | Mínimo | Falta para el mínimo |
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La serie se pone delante del número: «C-{AAAA}-» da C-2026-0001, C-2026-0002… ({AAAA} es el año de la factura).
Hacer una copia ahora
Copias automáticas
La primera vez que guardas un cambio cada día, el programa guarda cómo estaba todo antes de ese cambio. Así, si un día te equivocas (borras facturas, subes algo que no era), puedes volver a cómo estaba al empezar. Solo se borran las automáticas viejas (al bajar el número, las que sobren se quitan con la próxima copia automática); las que haces tú no se borran solas.
Restaurar una copia
| Qué | Ahora | En la copia |
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Copias guardadas
| Fecha | Tipo | Lleva | Tamaño |
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Restaurar desde un archivo
Elige un archivo de copia de los datos (.json). Antes de cambiar nada te enseño lo que lleva y lo comparo con lo que tienes ahora.
Tu cuenta
Al menos 12 caracteres (lo mejor, una frase de varias palabras). Al cambiarla, en los demás dispositivos hay que volver a entrar. Si pierdes el móvil o entraste en un ordenador que no es tuyo, cierra la sesión en todos.
Actualizar el programa
Para meter funciones nuevas o corregir errores: descarga la versión nueva que te paso (el instalador, «Instalar-Gestion-agricola-y-comercial.exe»; se queda en Descargas) y pulsa Actualizar (si el navegador avisa de que el archivo «no se descarga habitualmente», pulsa «Conservar»). El programa la busca solo en Descargas, el Escritorio y Documentos, comprueba que es la suya y más nueva, guarda antes una copia de tus datos, cambia solo el programa y se vuelve a abrir. Tus facturas, PDF, stock, incidencias, ajustes y la cuenta de correo están en otros archivos y no se tocan. El programa de antes se queda guardado por si quieres volver.
¿La tienes en otra carpeta? Elige tú el archivo (el instalador o el .zip):
Este apartado está en preparación. Tendrá:
- Fincas y cultivos propios
- Compras a otros agricultores
- Costes de producción y recolección
- Proveedores, precios de compra y cantidades
- Seguimiento de cosechas y campañas
Apuntar una incidencia
Aquí se anota lo que pasa con el pedido de un cliente: kilos adicionales que hay que abonarle, un envío nuevo que preparar, una reposición, un pedido robado o perdido. Es solo un registro: no cambia el stock ni hace facturas ni abonos.
Clientes con incidencias
Quienes anuncian tu fruta en sus redes. A cada uno le mandas una caja con su «Factura de promoción» (la fruta más el 4 % de IVA), que se apunta como gasto de publicidad en «Otros gastos» (no como ingreso), y, cuando sepas por tu web cómo fue, marcas si la publicidad fue efectiva: en verde si lo fue, con una X roja si no. Así, si dentro de un tiempo vuelves a pensar en él, lo ves de un vistazo.
Hay dos tipos de influencer: a unos solo les mandas el paquete (tu gasto es la fruta más el 4 %: la «Factura de promoción»); a otros, además, les pagas un caché. Si es el caso, pon aquí lo pactado y apúntalo con «Apuntar caché» cuando te mande su factura.
El cliente es su ficha con los datos para la factura (nombre, NIF y dirección). Si no la tiene, créala en el apartado 1, «Fichas» → «Clientes», o desde la factura.
| Influencer | Redes | Envíos | Último envío | ¿Fue efectiva? |
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Lo que le pagas a un influencer por su publicidad (su factura). Se apunta como gasto de «Publicidad y promoción» en «Otros gastos», con su IVA y la retención de IRPF que pongas; la retención se suma sola al modelo 111 del trimestre en que lo pagas. Queda pendiente de pago, salvo que marques que ya lo pagaste.
| Fecha | Nº | Influencer | Base | IVA | Retención | A pagar | Pago |
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Cada «Factura de promoción» es un envío. Márcalo cuando sepas cómo fue: «✓ Efectiva» sale en verde y «✗ No efectiva» en rojo. Pulsar otra vez la marcada la deja sin valorar.
| Fecha | Factura | Influencer | Qué se envió | Total | ¿Fue efectiva? |
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Facturación y gastos, mes a mes
Próximos vencimientos
| Fecha | Qué | Detalle | Importe | Plazo |
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Facturación: las ventas de «Ingresos» (sin IVA, con los abonos restados). Gastos: las compras a agricultores y los otros gastos, igual que en el modelo 130 (la compensación del 12 % cuenta como gasto salvo que marques que se deduce en el 303 en «Información fiscal trimestral»).
| Mes | Facturación | Compras a agricultores | Otros gastos | Gastos | Resultado | Resultado acumulado |
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| Campaña | Fruta | Variedad | Kilos vendidos | Ventas | Coste de la fruta | Embalaje | Mermas | Beneficio estimado | Margen | Kilos sin coste |
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| Formato | Fruta | Cajas | Precio medio | Fruta por caja | Embalaje por caja | Coste real por caja | Margen por caja | Margen | Sin coste |
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Fruta en stock (a lo que costó)
| Lote | Fruta | Variedad | Kilos en stock | Coste por kilo | Valor |
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Material del almacén (a precio medio de compra)
| Material | Tipo | Existencias | Coste medio | Valor |
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Cálculo orientativo con lo que hay en las tablas; lo que escribas a mano en «Información fiscal trimestral» también cuenta. Revísalo con tu gestor antes de presentar.
| Trimestre | Modelo 130 | Modelo 111 | Plazo |
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Próximos vencimientos
| Fecha | Qué | Detalle | Importe | Plazo |
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